FAQ

Cos'è un bag?

E' la busta di contenimento fornita per il trasporto in sicurezza della documentazione da distruggere.  Il polipropilene opaco garantisce la resistenza e la capacità contenitiva, non consente la lettura del contenuto. Può essere corredata da apposito sigillo o mezzo di chiusura e la sua capacità è pari a 15Kg di documenti approssimabili a 5 faldoni dorso 15cm.

Posso buttare i miei documenti/faldoni nell’immondizia?

Assolutamente NO!
Qualsiasi tipo di documento (anche fotocopie) che contenga dati personali rientra nella classificazione di documento, e non può dunque essere buttato come rifiuto. Il documento diventa rifiuto dopo il processo di distruzione, come indicato nel Regolamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, previsto dalla Legge sulla Privacy D.Lgs 192/2003, e solo allora potrà essere trattato come rifiuto.

A cosa vado incontro?

A sanzioni amministrative e penali!
In ogni Azienda Pubblica o privata, sono il Titolare ed il Responsabile del Trattamento (figure introdotte nel recente GDPR) che potranno essere ritenuti colpevoli civilmente e penalmente in caso di errata gestione dei dati. VIOLAZIONI AMMINISTRATIVE Dlgs 192/2003 Art. 162 1. La cessione dei dati in violazione di quanto previsto dall'articolo 16, comma 1, lettera b), o di altre disposizioni in materia di disciplina del trattamento dei dati personali e' punita con la sanzione amministrativa del pagamento di una somma da cinquemila euro a trentamila euro. 2. La violazione della disposizione di cui all'articolo 84, comma 1, e' punita con la sanzione amministrativa del pagamento di una somma da cinquecento euro a tremila euro. CAPO II - ILLECITI PENALI - Art. 167 (Trattamento illecito di dati) 1. Salvo che il fatto costituisca più grave reato, chiunque, al fine di trarne per se' o per altri profitto o di recare ad altri un danno, procede al trattamento di dati personali in violazione di quanto disposto dagli articoli 18, 19, 23, 123, 126 e 130, ovvero in applicazione dell'articolo 129, e' punito, se dal fatto deriva nocumento, con la reclusione da sei a diciotto mesi o, se il fatto consiste nella comunicazione o diffusione, con la reclusione da sei a ventiquattro mesi. 2. Salvo che il fatto costituisca più grave reato, chiunque, al fine di trarne per se' o per altri profitto o di recare ad altri un danno, procede al trattamento di dati personali in violazione di quanto disposto dagli articoli 17, 20, 21, 22, commi 8 e 11, 25, 26, 27 e 45, è punito, se dal fatto deriva nocumento, con la reclusione da uno a tre anni.

Quali sono i vantaggi di affidarsi ad Archiviabox?

Il servizio offerto è un alternativa economica, sicura e veloce rispetto alla tradizionale distruzione con distruggi documento da ufficio, sollevando l’azienda da tutte le responsabilità connesse allo smarrimento. Al termine del processo verrà rilasciata la certificazione di avvenuta distruzione. A fine processo il 100% della carta frammentata ed illeggibile verrà recuperata in cartiera.

Come funziona il servizio e quanto costa?

E’ possibile stipulare un contratto per ritiri programmati, o per singoli interventi. Il costo è calcolato in funzione del volume della documentazione, delle quantità di bag, e dunque della logistica, il costo sarà comunque nattamente inferiore ad ogni tradizionale metodo di distruzione fai da te.

Per quanto tempo devo conservare i miei documenti?

Dipende dalla tipologia.
Il codice della privacy stabilisce che i dati possono essere conservati solo entro e non oltre il tempo strettamente necessario al completamento del trattamento cui sono destinati. Una volta cessate le esigenze di conservazione dei dati (art. 11 co. 3 d. lgs. 196/03), gli stessi debbono essere distrutti in maniera tale da non consentire a nessuno di potervi accedere, neanche accidentalmente.

Per i dati contenuti in CD, DVD, HARD DISK, vale quanto detto sopra?

Assolutamente si, non vi è alcuna differenza fra cartaceo e digitale.

Cos'è un box?

E’ la nostra unità di contenimento dei documenti. Il Box è studiato per garantire l’esecuzione di tutti i servizi archivistici nel rispetto delle normative in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro (D. Lgs. 81/08 e s.m.i.), grazie alla presenza di apposite maniglie per il sollevamento dei box ed all’osservanza delle norme prescritte in tema di movimentazione manuale di carichi; garantire la corretta conservazione della documentazione con l’obiettivo di preservarla dall’azione della luce e di eventuali agenti patogeni; costituire un ostacolo all’acqua in caso di attivazione dell’impianto di spegnimento; garantire la razionale occupazione dello spazio nei locali archivio; Verrà fornito con sigillo antieffrazione.

Prima di distruggere la documentazione vorrei una copia in digitale, è possibile?

Si. Archiviabox si occupa anche di digitalizzazione, trasformando il cartaceo in digitale conforme all'originale e creando in accordo con il cliente archivi digitali.

Quali sono i vantaggi?

Per chi ha problemi di spazio è la soluzione ideale, avrete modo di ridurre interi scaffali in un semplice CD, con la grande comodità di avere tutto a portata di click.

Il file PDF ha la stessa validità del documento cartaceo?

SI! Ormai tramite la firma digitale e la marcatura temporale il file PDF ha la stessa validità di quello cartaceo!

Indicizzazione del contenuto o Top Secret?

Durante la fase di acquisto del servizio si ha la possibilità di indicizzare il contenuto dei box creando un indice (elenco archivio) utile alla successiva gestione dell’archivio, attraverso la apposita area o grazie all'archivista dedicato, oppure lasciare anonimo il contenuto (Top Secret). Creare un indice sarà utile nel caso in cui si voglia richiedere una copia dei documenti (digitalizzazione), il recapito in originale di una parte dei documenti (riconsegna) o la loro immediata distruzione! Selezionando l’opzione “Top Secret” nessuno a parte il cliente sarà a conoscenza del contenuto, questo resterà anonimo per tutta la durata del deposito.

E’ possibile richiedere un immagine dei documenti in deposito?

Si! Il Cliente può richiedere la consultazione in copia dei propri documenti attraverso la Digitalizzazione o la spedizione, opzione non disponibile in caso di Archivio “Top Secret”. La consultazione in copia è ordinabile all’interno dell’area Archivio selezionando i documenti interessati o contattando l'archivista dedicato; La trasmissione dei documenti può avvenire via e-mail o tramite il nostro Portale Internet accessibile attraverso le proprie credenziali di accesso con una tempistica a partire da 4 h lavorative dal pagamento dell’ordine. 

Devo consultare degli originali custoditi in deposito, come faccio? La Consultazione

In qualsiasi momento sarà possibile chiedere la spedizione dei documenti in originale selezionando questi ultimi dall’apposita Area Archivio o contattando l’archivista e ordinando il servizio di Consultazione. Il servizio prevede la consegna dei documenti in originale o in copia conforme tramite corriere espresso presso domicilio del cliente, e al termine della consultazione la successiva riconsegna a deposito ArchiviaBox. Le tempistiche vanno dalle 24/48 h dalla conferma e pagamento dell’ordine e anticipando se necessario la copia in formato digitale in pochi minuti.

Voglio ritirare dall’archivio alcuni documenti. Come faccio? La Riconsegna

In qualsiasi momento il cliente potrà richiedere attraverso l'apposita area Riconsegna o all’archivista dedicato, online o telefonicamente, di ritirare dal deposito ArchiviaBox i suoi documenti.